Aviso de privacidad
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y
normas concordantes, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto informar al Titular
sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de
datos e informar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras
entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:
- CARBOTINTAS S.A.Sidentificada con el NIT No. 860.042.110-2, será el responsable
del tratamiento de sus datos personales.
2. Con objeto de recibir una atención integral como cliente, los datos personales
recabados serán tratados con las siguientes finalidades: fidelización de clientes,
marketing, prospección comercial publicidad propia, segmentación de mercados,
gestión de clientes.
3. Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles,
entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de
discriminación, o sobre menores de edad.
4. La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales
que se produzcan en ésta, se podrán consultar en el siguiente correo electrónico:
info@carbotintas.com.co
5. El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o
reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a CARBOTINTAS S.A.S
a la dirección de correo electrónico info@carbotintas.com.co, coindicando en el
asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a Cra 31 N° 8-55, BOGOTÁ D.C.
POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS
- Objetivo:
Establecer las directrices generales para el tratamiento de la información personal
recolectada y administrada por CARBOTINTAS S.A.S
2. Alcance:
Este manual interno es aplicable al tratamiento de los datos de carácter personal que estén
contenidos en bases de datos de la Compañía. - Disposiciones generales
3.1 Introducción
CARBOTINTAS S.A.S identificada con el NIT 860.042.110-2, en cumplimiento de la
normatividad vigente que regula la protección de datos personales y establece las garantías
legales que amparan a todas las personas en Colombia para asegurar el debido tratamiento
de sus datos, establece la siguiente Política para el tratamiento de datos personales.
3.2. Normatividad aplicable
La siguiente es la normatividad vigente, con base en la cual se concebirá la presente Política: Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 15 y 20. Ley 1581 de 2012. Decreto1074 de 2015: capítulos 25 y 26, compilatorio de los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.Circular Externa 005 de 2017. Decreto 1115 de 2017 (Plazos de inscripción bases de datos).
3.3. Principios de la protección de datos
Los principios que regirán el tratamiento y la protección de datos personales en la Compañía son:
• Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Capítulo 25
del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la
Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por las personas encargadas se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley
1581 de 2012 y en los términos de esta.
3.4. Funciones del Oficial de protección de datos
La Compañía contará con un Oficial de protección de datos personales quien cumplirá las
siguientes funciones: Controlar el inventario de bases de datos, clasificarlo según su tipo, actualizarlo.Asegurar que los responsables de las bases de datos reporten las relaciones con encargados y monitorear que estas se encuentren soportadas con los correspondientes contratos de transmisión de datos.Atender de forma diligente y dentro de los términos de Ley, las solicitudes y reclamaciones de los titulares de datos personales.
- Tratamiento de los datos personales
4.1. Responsable
En el presente Manual de políticas y procedimientos, el Responsable del tratamiento de las
bases de datos personales será CARBOTINTAS S.A.S cuya información general y de contacto
se indica a continuación:
NIT: 860.042.110-2
Dirección: Cra 31 # 8-55, Bogotá
Correo electrónico: info@carbotintas.com.co
Teléfono: (60+1) 2478160
Celular 3024069260
4.2. Finalidades
En desarrollo de su actividad empresarial, la Compañía podrá recolectar, usar y tratar datos
personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en este
documento y las finalidades autorizadas por cada Titular de los datos, siendo estas
informadas de manera previa y expresa con observancia de los requisitos legales que señala
la Ley y la Constitución Política.
4.3 Autorización del Titular de los datos personales
De acuerdo con la normatividad vigente, el tratamiento que dará la Compañía a los datos
personales requiere de una autorización previa e informada del Titular, la cual se obtendrá
por cualquier medio, con antelación al tratamiento, y podrá ser objeto de consulta posterior,
excepto en los casos expresamente excluidos por la Ley. La Compañía obtendrá la
autorización antes mencionada, mediante el uso de formatos de solicitud de autorización
físicos y digitales, en los cuales se informará al Titular:
• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas
versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.
• Los derechos que le asisten como Titular y los canales de atención.
• La identificación, la dirección física o electrónica y el teléfono de la Compañía. La Compañía conservará de manera física y/o digital las autorizaciones diligenciadas por los titulares, para atender solicitudes de los mismos o de las entidades de control.
4.4 Datos de menores
En el evento de que la Compañía, en desarrollo de su actividad empresarial o en
cumplimiento de alguna norma legal, requiera obtener datos personales de menores de edad, solicitará al Representante Legal del menor la autorización para el tratamiento de los
mismos, previa validación de su acreditación como representante o apoderado. La Compañía velará por el uso legal y adecuado de los datos pertenecientes a menores de edad asegurando que se respeten sus intereses y derechos fundamentales.
4.7. Transmisión de datos personales
En virtud de la existencia de un vínculo contractual con un tercero, y en caso de ser necesario
suministrar datos personales, la Compañía suscribirá un Contrato de transmisión de datos
personales debidamente avalado por el Departamento Jurídico y firmado por el
Representante Legal de la Compañía, en el cual exigiremos a nuestro Encargado de
tratamiento:
-Contar con una política formal para el manejo de datos personales, que garantice el
cumplimiento de la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales y la atención oportuna de consultas y reclamos de los titulares.
-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, según los
requerimientos normativos y contractuales.
-Actualizar la información reportada por la Compañía, dentro de los cinco (5) días hábiles
contados a partir de su recibo.
-Registrar oportunamente en la base de datos entregada por la Compañía las leyendas de
“Reclamo en trámite” y/o “Información en discusión judicial”, según aplique.
-Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
-Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
-Demás obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
-Comercio. De la misma forma, en dichos contratos la Compañía se obligará a:
-Garantizar que la información suministrada al Encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
-Actualizar la información, comunicando en forma oportuna al Encargado, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
-Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
-Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado por el Titular, de conformidad con la normatividad vigente.
-Demás obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre la Compañía y un Encargado para permitir que este realice el tratamiento por cuenta de la Compañía, no requerirán ser informados al Titular, ni contar con su consentimiento, siempre que se haya suscrito el Contrato de transmisión de datos personales.
4.9 Entrega de datos personales a autoridades oficiales
Cuando una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por
orden judicial, se soliciten a la Compañía el acceso y/o entrega de datos personales
contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la
pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá un acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la
obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
4.10 Inscripción ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Las
bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
4.11. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias
La Compañía establecerá un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de
incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la
información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
Todos los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, conocerán el procedimiento para actuar en caso de incidencia. El
procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (Pérdida, hurto y/o acceso no
autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la
información protegida de la empresa, alguno de los Encargados deberá comunicarlo de
manera inmediata al Oficial de protección de datos, describiendo detalladamente el tipo de
incidencia producida, indicando las personas que hayan podido tener relación con la misma, la fecha y hora en que se produjo, la persona que notifica la incidencia, la persona a quien se le comunica y los efectos que ha producido.
Una vez comunicada la incidencia se debe solicitar al Oficial de protección de datos un acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos
enumerados anteriormente.
La Compañía llevará un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia
(fraude interno o externo, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, ejecución y
administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a
quien se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda.
Este registro es gestionado por el Oficial de protección de datos y quedará consignado en el
reporte de incidencia junto con el plan de acción.
Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando
aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
Adicionalmente, el Oficial de protección de datos informará a la Superintendencia de
Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber
sido detectada.Finalmente, la Compañía notificará del incidente a los titulares, cuando se determine que puedan verse afectados de manera significativa.
4.12. Vigencia del tratamiento
Las bases de datos responsabilidad de la Compañía serán objeto de tratamiento durante el
tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos,
obedeciendo a intereses legítimos. En caso de ser revocado el consentimiento otorgado, la
Compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista
una obligación legal o contractual que requiera su conservación, la cual será notificada al
Titular de los datos.
- Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos
Los derechos de los titulares respecto a la protección de sus datos personales están
establecidos en la Ley y corresponden a la consulta, acceso y/o suministro de información,
prueba de autorización para el tratamiento de sus datos y reclamaciones. Estos derechos
podrán ser exigidos por el Titular, sus causahabientes o representantes y/o apoderados
legales, debidamente acreditados.
La Compañía gestionará de manera gratuita las consultas y reclamaciones realizadas por los
titulares. El Oficial de protección de datos de la Compañía será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos y puede ser contactado en la dirección Cra 31 N° 8-55 y/o en el correo electrónico: info@carbotintas.com.co Una vez agotados los trámites de consulta o reclamo, el Titular, causahabiente,representante y/o apoderado legal podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.1 Consultas, acceso y suministro de información
El Titular de los datos podrá realizar su consulta a CARBOTINTAS S.A.S,. por los siguientes
canales: correo electrónico info@carbotintas.com.co indicando en el asunto la solicitud; en la sección de Contáctenos de nuestra página web www.spektra.com.co o por correo ordinario remitido a nuestras oficinas en la Cra 31 N° 8-55 de ciudad de BOGOTÁ D.C.
La solicitud deberá tener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estas
consultas es de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará
respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.2 Reclamaciones
En el tratamiento de los datos se distinguen en principio cuatro tipos de reclamos: Reclamo
de corrección, reclamo de supresión, reclamo de revocación y reclamo de infracción, los
cuales se encuentran definidos aquí:
• Reclamo de corrección: Derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen
aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.
• Reclamo de infracción: Derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
• Reclamo de revocación: Derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente
prestada para el tratamiento de sus datos personales.
• Reclamo de supresión: Derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
El Titular de los datos podrá realizar su reclamo a CARBOTINTAS S.A.S. por los siguientes
canales: correo electrónico info@carbotintas.com.co indicando en el asunto la solicitud, en la sección de Contáctenos de nuestra página web www.spektra.com.co o por correo ordinario remitido a nuestras oficinas en la Cra 31 # 8 -55 de ciudad de BOGOTÁ D.C.
La solicitud deberá tener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quiera hacer valer, cuando
corresponda. Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibida la reclamación completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estos
reclamos es de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 Vigencia y divulgación de la presente Política
La presente Política está vigente desde el 03 de oct de 2019.
